Definir perfil das pessoas e da organização

Podemos estar desenhando um novo modelo de negócio baseado na organização atual ou em uma completamente nova. Mesmo se for baseado na organização atual, novos papéis, novas competências e novos arranjos organizacionais podem ser necessários para operação do novo negócio.

A definição de quais serão as pessoas e organização que participarão do novo negócio deve ser compatível com o que foi estabelecido até agora, ou seja, com a lista de stakeholders, os processos, os parceiros e o perfil inicial das pessoas definido na gestão de mudança. As atividades de gestão de mudança ocorrem de forma transversal a todos os outros grupos de atividades. Nela apresentamos que o perfil das pessoas deve ser estabelecido logo no início da servitização, quando já conhecemos a proposição de valor.

Quando você definiu os processos mais importantes, pode ter relacionado quem iria atuar neles: um parceiro ou alguém da sua organização. Às vezes você pode estar em dúvida e deixar essas duas opções em aberto para tomar uma decisão mais adiante.

Novamente devemos alertar para o cuidado de “não exagerar” nos detalhes quando você estiver desenhando o modelo de negócio. Principalmente na especificação das pessoas e estrutura organizacional.

Nesta atividade você precisa definir o perfil das pessoas da nossa organização que atuarão nos processos. As atribuições possíveis que você pode dar para as pessoas são[i]:

  • responsável (quem irá realizar);
  • autoridade (quem vai cobrar pelos resultados);
  • consultor (quem pode contribuir para execução);
  • informado (quem deve ser informado sobre o início, andamento e conclusão); e
  • gerente (responsável por gerenciar as entregas – atribuição em desuso, pois os responsáveis devem gerenciar).

[i] Ver mais sobre a matriz de responsabilidade RACI na internet https://www.dicionariofinanceiro.com/matriz-raci/

Perfil de uma pessoa para organização combina a descrição do papel com a capacitação desejada, ou seja a qualificação e habilidades para aquele papel.

Só que neste momento, você precisa tomar cuidado em não ser detalhista demais. Não esqueça que durante o desenho da arquitetura de processos você irá definir a maior parte das atribuições e depois na fase de modelagem do processo (detalhamento) você irá definir completamente todas atribuições, sendo que durante o lançamento e mesmo durante a operação existe a possibilidade de haver ajustes. Então, no 

desenho do modelo de negócio fique focado somente nos processos que foram definidos até então (óbvio) e especifique somente o perfil dos responsáveis e não das outras atribuições.

Na maior parte das vezes não se deve nomear uma pessoa específica como responsável de um processo, pois ela pode sair da organização e não teremos de forma explícita qual o perfil desejado para essa função. Por isso, você deve indicar um ou mais perfis aos processos. Um perfil associa um papel na organização com a capacitação esperada da pessoa. Um processo pode ser bem complexo e abrangente e pode necessitar de vários perfis. Atenha-se então aos mais importantes. Depois, durante a modelagem do processo (iniciada na fase de definição da arquitetura de processos e finalizada durante as atividades de detalhamento) cada atividade será associada a um perfil.

Não confunda papel de uma pessoa com cargo (revise a visão completa dessas definições nas atividades de gestão de mudança).

Um exemplo de cargo é gerente da engenharia (relacionado com a estrutura organizacional – neste caso: engenharia). Cargo normalmente define salários e é um detalhe da estrutura organizacional.

Um gerente pode ter vários papéis em vários processos. Por exemplo, o gerente de engenharia pode ser o responsável pelo processo de desenvolvimento de produtos; pode ter o papel de coordenador do processo de inovação tecnológica; pode ter o papel de consultor no processo de melhorias no produto.

Ou seja, um cargo pode estar associado a vários papéis.

Escrevemos no processo então os papéis. Lembre-se que ainda estamos desenhando os processos.

Depois que os processos estiverem implementados, iremos atribuir pessoas aos papéis.

Outra opção é associar uma área da nossa organização ao processo. Neste caso, tome cuidado para não dar um nome genérico demais à área. Seria bom associar um nome que remeta às qualificações necessárias.

Você já deve ter definido os principais parceiros. Nesta atividade você pode adicionar algum perfil aos parceiros, caso achar necessário.

ENTREGAS

Lembre-se que em uma primeira iteração você pode preencher o pôster e na segunda complementar com as listas.

Pôster do modelo de negócios (atualizar)

Insira post its na região das pessoas e organização do pôster com títulos dos papéis principais.

Lista de perfil / organização

Essa lista é uma tabela com os títulos dos perfis / organização em uma coluna e atributos adicionais em outras colunas, que servem para colocarmos mais informações dos que as que caberiam em post its. A tabela contém as seguintes colunas:

  • Identificadores (ID do papel);
  • Título do papel;
  • Atributos adicionais (descrição do papel e/ou atribuição de funções deste papel)
  • Qualificações e habilidades desejadas.

O “título” que identifica o papel da pessoa é a informação que deveria estar no post it. As demais informações não caberiam em post its.

Lista de processos (atualizar)

Devemos inserir na coluna “responsáveis pelo processo” os perfis das pessoas / organização que definimos nesta atividade.

Lista de recursos (atualizar)

Devemos inserir os perfis / organização na coluna “responsáveis pelo recurso”.

Isso pode ter ocorrido parcialmente durante a definição dos recursos, pois pode ser que naquele momento já sabíamos quem iria ser responsável pelo recurso. Se o responsável pelo recurso for simplesmente a nossa organização, essa coluna já deve estar preenchida. No entanto, se desejarmos inserir quem na nossa organização será o responsável, então este é o momento para fazer isso.

MÉTODOS

Reveja os 6 métodos genéricos para se definir elementos do modelo. Utilize a combinação que você considerar mais apropriada, com base na sua experiência, em especialistas ou nos materiais de apoio para essa atividade.

Material de apoio

MAP 04.01 O mesmo pôster das atividades anteriores.

MAP 04.14 Lista de perfis: Neste formulário você pode registrar os perfis das pessoas / da organização e atributos adicionais.

MAP 04.15 Questões chave para a definição de pessoas e organização: utilize este checklist com questões que podem auxiliar você a definir as pessoas e organização.

MAP 04.16 Checklist padrão de perfis

Dicas

Observe que as informações da lista de pessoas e organização são muito detalhadas para o momento do desenho do modelo de negócio. Coloque somente aquelas informações que são relevantes para este momento que você deseja documentar. Durante o desenvolvimento da arquitetura de processos você poderá completar essas listas.